6 najważniejszych etapów windykacji z punktu widzenia wierzyciela

Data aktualizacji: 8 grudnia 2023

Większość procesów windykacji najczęściej przebiega w sposób zbliżony (choć są oczywiście odstępstwa). Mając na koncie setki, jeśli nie tysiące tego typu spraw, możemy wyróżnić kilka istotnych etapów. Każda sytuacja jest oczywiście nieco inna, jednak kolejne kroki, jakie powinno się wykonać w drodze do skutecznego odzyskania wierzytelności są najczęściej zbliżone. Ponieważ często wierzyciele pytają o przebieg całego procesu (chociażby po to, aby ocenić jego długość i materiały jakie muszą przygotować), poniżej prezentujemy sześć najważniejszych etapów oraz kilka istotnych kwestii, jakie warto wziąć pod uwagę. Pamiętajmy również, iż windykacja to nie pojedyncze działanie. To złożony proces realizowany zgodnie z przyjętą strategią. Tylko wtedy działanie takie ma szansę odnieść zamierzony skutek. W innym wypadku będzie to proces, który jedynie zwiększy koszty ogólne zadłużenia będącego przedmiotem windykacji.

• Podjęcie decyzji
• Rozpoczęcie windykacji polubownej
• Wezwania do zapłaty
• Postępowanie sądowe
• Nadanie klauzuli wykonalności
• Postępowanie egzekucyjne
• Czy warto prowadzić windykację na własną rękę?
• Czas – kluczowy czynnik
• Kontakt z kancelarią

Podjęcie decyzji

Jest to wbrew pozorom najważniejszy krok. Wielu przedsiębiorców zbyt późno rozpoczyna proces windykacji, tym samym znacznie redukując szanse na skuteczne odzyskanie należności. Z naszych doświadczeń wynika, iż windykacja rozpoczęta maksymalnie miesiąc od wystąpienia zadłużenia, znacznie zwiększa szanse na szybkie odzyskanie długu. Pamiętajmy, że im dłużej zwlekamy, tym więcej problemów możemy napotkać. Oto niektóre z nich:

• dłużnik widząc niechęć do rozpoczęcia działań będzie coraz mniej skory do uregulowania długu,
• dłużnik może kwestionować wystąpienie zadłużenia,
• w przypadku realizacji wielu usług lub towarów na podstawie stałych umów z czasem zadłużenie będzie tylko rosło,
• jeśli dłużnik wpadł w poważne kłopoty finansowe istnieje szansa, iż w pewnym momencie nie będzie w stanie zaspokoić wszystkich wierzycieli,
• w skrajnych przypadkach próba odzyskania zadłużenia po wielu miesiącach, nawet z tytułem egzekucyjnym może być niemożliwa do zrealizowania w związku z innymi toczonymi postępowaniami (np. innymi windykacjami komorniczymi) i wierzycielami uprzywilejowanymi,
• koszty obsługi zadłużenia (np. opłaty z tytułu zakupu materiałów potrzebnych do realizacji zamówienia, pensje pracowników oddelegowanych do realizacji prac, etc.) zaczną być dużym problemem dla wierzyciela,
• zadłużenie ulegnie przedawnieniu.

 

Rozpoczęcie windykacji polubownej

Po podjęciu decyzji o rozpoczęciu windykacji (szczególnie jeśli na tym etapie wykonujemy ją jeszcze samodzielnie) jest określenie planu działania i trzymanie się go (co często bywa trudniejsze). Jeśli zaplanowaliśmy, iż w pierwszej kolejności wykonamy telefon, spróbujemy wyjaśnić sytuację i ustalimy konkretną datę spłaty zadłużenia (sugerujemy krótki termin), powinniśmy się tego trzymać. Jeśli ponownie odłożymy decyzję o kolejny działaniach, tylko upewnimy dłużnika w przekonaniu, że może spłatę na naszą rzecz jeszcze odłożyć w czasie. Opracujmy pełny plan i krok po kroku go realizujmy.

Plan jest kwestią kluczową. Bez niego natłok codziennych spraw z pewnością spowoduje opóźnienia i obniży szanse na końcowy sukces.

Jeśli na tym etapie korzystamy już z pomocy kancelarii prawnej, całość działań wraz z opracowaniem planu będzie zrealizowana już za nas.
 

Wezwania do zapłaty

Jeśli próba porozumienia z dłużnikiem nie przynosi efektu powinniśmy możliwie najszybciej wezwać go (w formie pisemnej) do zapłaty. Wezwanie do zapłaty powinno zostać przygotowane bez błędów formalnych, podpisane i przesłane najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Taka forma daje nam największą pewność, iż dokument zostanie dostarczony. Daje nam również możliwość udokumentowania faktu wysyłki oraz odebrania (lub zaniechania odebrania) wezwania.

Szczegółowe informacje na temat jak sporządzić taki dokument można znaleźć w jednym z naszych wpisów na tym blogu: tutaj. Pod wskazanym adresem znajduje się pełna instrukcja krok po kroku.

Jeżeli na tym etapie zdecydowaliśmy się na przekazanie windykacji kancelarii prawnej, taki dokument najprawdopodobniej zostanie sporządzony za nas. Często wezwanie sygnowane przez kancelarię prawną działa na tyle mobilizująco, iż dłużnik w bardzo krótkim czasie reguluje zadłużenie.
 

Postępowanie sądowe

W przypadku, kiedy postępowanie polubowne nie przyniosło efektów niestety musimy skierować sprawę na drogę sądową. Możemy tego dokonać w sądzie tradycyjnym lub skorzystać z EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze). Na tym etapie skorzystanie z pomocy prawnika jest już wysoce wskazane. Procedury związane z postępowaniem sądowym nie są niewykonalne, jednak pamiętajmy, iż czas który poświęcimy na ich poznanie (i przejście) może przewyższać kwotę całego zadłużenia. Nie wspominając już o tym, iż nasz pozew może zostać odrzucony z powodów formalnych. Warto oczywiście tego uniknąć.

Na starcie tego etapu warto poświęcić nieco czasu na twardą kalkulację dostępnych opcji. Często wybranie rozwiązania z pozoru najmniej kosztownego (pod kątem finansowym) może okazać się dokładnym przeciwieństwem wstępnego założenia (np. pod kątem kosztów czasowych).
 

Nadanie klauzuli wykonalności

Jeśli udało się uzyskać korzystny dla nas wyrok wraz z tytułem egzekucyjnym, pozostał jeszcze jeden krok. Naszemu tytułowi egzekucyjnemu musi zostać nadana klauzula wykonalności. Z takim tytułem wykonawczym możemy udać się do komornika i podjąć próbę odzyskania należności z jego pomocą.

Jeśli zdecydowaliśmy się na pomoc kancelarii prawnej, etap ten nie wymaga od nas w zasadzie żadnych działań. Wymagane wnioski prawdopodobnie przygotuje za nas kancelaria.
 

Postępowanie egzekucyjne

Z tytułem wykonawczym możemy udać się do odpowiedniej ze względu na teren właściwości sądu
Kancelarii Komorniczej. Wypełniając dokumentację wymaganą przez komornika oraz uiszczając opłaty dotyczące poszukiwania majątku dłużnika (jeśli jest to potrzebne) rozpoczynamy kolejny etap działań.

W przypadku windykacji prowadzonej przez kancelarię prawną, przygotowaniem kompletu dokumentów, identyfikacją właściwego ze względu na teren działania komornika oraz nadzorem nad całym procesem postępowania egzekucyjnego zajmuje się wyznaczony w tym celu prawnik. To znacznie upraszcza całą procedurę.
 

Czy warto prowadzić windykację na własną rękę?

To często zadawane pytanie. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów i mniejszych zadłużeń. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Z pewnością skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej jest szybszą i najczęściej dającą lepsze efekty drogą. Pamiętajmy również, iż czas poświęcony na zapoznanie się z całą procedurą, prześledzenie przepisów, pisanie wniosków i pozwów można przeznaczyć np. na rozwój biznesu czy też inną działalność. Może również okazać się, iż koszty nakładów czasowych daleko przekroczą kwotę nie tylko honorarium kancelarii (jeśli zdecydowalibyśmy się na skorzystanie z takiego rozwiązania), ale wręcz ogólną wartość całego zadłużenia.

Ostateczna decyzja zawsze należy oczywiście do wierzyciela.
 

Czas – kluczowy czynnik

Warto również raz jeszcze podkreślić najważniejszą kwestię. Jest nią czas. Czas rozumiany wielorako:

• czas reakcji na wystąpienie zadłużenia,
• nie odkładanie w czasie kolejnych, zaplanowanych działań,
• poświęcenie odpowiedniej ilości czasu na opracowanie skutecznej strategii windykacyjnej,
• oszacowanie i wycena kosztów czasowych całego przedsięwzięcia.

Wbrew pozorom w przypadku wystąpienia zadłużenia często nie jego kwota jest najważniejsza a kwestie związane właśnie z parametrem czasu.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci rozpoczęcia współpracy w zakresie windykacji (pojedynczej sprawy lub pełnej opieki windykacyjnej) zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• poprzez formularz wyceny windykacji,
• poprzez formularz kontaktowy.