5 najczęstszych błędów MŚP w kwestiach prawnych

Data aktualizacji: 6 września 2024

Sektor małych i średnich przedsiębiorstw jest dosyć specyficzny. W wielu wypadkach firmy te są zbyt duże, aby stosować do nich procedury związane z mikroprzedsiębiorstwami. Z drugiej strony nie posiadają jeszcze zasobów, procedur i wypracowanych metod działań charakterystycznych dla dużych podmiotów. Prowadzi to często do problemów związanych z kwestiami prawnymi. Jakie problemy występują najczęściej? W niniejszym artykule postaramy się nieco nakreślić ten temat.

• Brak odpowiednich procedur
• Nieprzygotowana dokumentacja
• Reaktywne działania
• Brak osób odpowiedzialnych
• Nadmierne oszczędności
• Kwestie prawne w firmie to priorytet

Brak odpowiednich procedur

Szczególnie w przypadku dynamicznie rozrastających się firm, wiele działań realizowanych jest na bieżąco. Brakuje gotowych procedur, indywidualnych opinii prawnych, możliwych ścieżek rozwiązań w przypadku wystąpienia problemów. Dokumenty dotyczące zarządzania ryzykiem, jeśli istnieją, skupiają się w dużej części na kwestiach technologicznych i typowych problemach odpowiednich dla danej branży. Kwestie prawne oraz sposoby postępowania w przypadku sporów prawnych są niestety często pomijane, co może doprowadzić nie tylko do opóźnienia reakcji na zaistniałą sytuację, ale wręcz do podjęcia błędnych decyzji, których skutki znacznie trudniej będzie odwrócić.

• brak procedur związanych z monitoringiem i identyfikacją zmian prawnych,
• brak schematów działania w przypadku przestojów w realizacji umów,
• brak przygotowania na zmiany wynikające bezpośrednio z wdrażanych dyrektyw UE

 

Nieprzygotowana dokumentacja

Niesprawdzone pod kątem zgodności z przepisami dokumenty to kolejna bolączka tego typu firm. Nie jest to kwestia jedynie umów handlowych, ale również m.in.:

• regulaminów,
• umów zatrudnienia,
• dokumentów polityk (np. polityki prywatności),
• dokumentacji związanej z GDPR,
• ofert handlowych,
• kalkulacji cenowych,
• kwestii BHP,
• dokumentów indykacyjnych,
• formularzy zwrotów,
• formularzy odstąpienia od umowy.

 

Reaktywne działania

Reakcja na wystąpienie problemu prawnego często jest opóźniona. Brak działań prewencyjnych, które mogłyby zapobiec lub ograniczyć wystąpienie problemu, czy zminimalizować skutki. Nie można przewidzieć każdej sytuacji, jednak opracowanie spójnych zasad działania dla potencjalnych problemów, o których możliwości wystąpienia wiemy, pozwoli również sprawniej zająć się kwestiami, które nie zostały przewidziane.

Warto okresowo przeprowadzać przynajmniej w minimalnym zakresie analizę ryzyka dotyczącą kluczowych elementów przedsiębiorstwa. Identyfikacja możliwych zagrożeń, ustalenie szans na ich wystąpienie oraz skutki, jakie mogą za sobą nieść to połowa sukcesu. Opracowanie procedur mających na celu minimalizację ich wystąpienia to drugi krok. Finalnym elementem jest opracowanie zestawu działań pozwalających na neutralizację skutków tego typu wydarzeń, jeśli jednak się pojawią.

W przypadku wystąpienia problemu wskazanego podczas analizy ryzyka, warto po czasie przeanalizować dokładność szacownych predykcji, wyciągnąć wnioski i wprowadzić odpowiednie zmiany. Jeśli są one konieczne.

Brak osób odpowiedzialnych

Szczególnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw występuje problem jasnego podziału obowiązków i zakresu odpowiedzialności za poszczególne kwestie. Może to doprowadzić do kilku problemów:

• podjęcia kilku sprzecznych decyzji przez różne osoby,
• nie podjęcia decyzji w ogóle,
• sporów wewnętrznych odnoście kompetencji,
• niepotrzebnych opóźnień wynikających z braku jasnego podziału kompetencji,
• niepotrzebnego odkładania decyzji w czasie licząc, iż podejmie ją ktoś inny,
• problemów w czasie wymiany personelu i przypisywania kompetencji innym członkom zespołu,
• szacowania obłożenia pracą poszczególnych członków zespołu.

Często mamy do czynienia z sytuacją w której na kilku członkach zespołu ciąży zakres obowiązków, który w mniejszym lub większym zakresie się pokrywa. Taka sytuacja sprzyja problemom nie tylko podczas podejmowania poszczególnych decyzji, ale również konfliktom wewnętrznym w zespołach. Oczywiście nie oznacza to, iż działania poszczególnych pracowników nie mogą się pokrywać (często mamy przecież do czynienia zatrudnieniem wielu osób na to samo stanowisko). Warto jednak określić osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji z danego zakresu. Jeśli zakresy się pokrywają, warto określić obszary (działy, poszczególne projekty, czy zadania), a następnie jasno określić kompetencje.
 

Nadmierne oszczędności

W wielu sytuacjach ograniczenia w budżecie są nieuniknione. Warto jednak przemyśleć, czy nadmierne oszczędności w kwestiach prawnych (np. rezygnacja z porad prawnych, na rzecz wiedzy w Internecie, bazowanie na ogólnodostępnych szablonach pism, przydział osób o innych kompetencjach) to krok w dobrą stronę. Często skutki prawne popełnionych błędów mają kosztowne konsekwencje. Daleko przekraczające potencjalnie uzyskane (nawet w dłuższej perspektywie) oszczędności.

Warto również zdawać sobie sprawę, iż wiele informacji dostępnych publicznie nie jest dostosowana do indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa. Są to ogólne wytyczne, wskazujące kierunek działań, nie konkretną procedurę, którą powinniśmy podążać.
 

Kwestie prawne w firmie to priorytet

Szczególnie w aktualnych, bardzo dynamicznych czasach kwestie prawne nie powinny być pomijane. Powinniśmy zatem podejść do nich z odpowiednią uwagą. Pamiętajmy, iż nieznajomość prawa nie zwalnia od odpowiedzialności związanej z niestosowaniem się do niego.